Учет курсов мало чем отличается от учета других учреждений образования, поэтому курсы могут воспользоваться программой автоматизации, широко внедряемой другими учебными заведениями.

Это программа автоматизации учебной деятельности, разработанная компанией «Универсальная Система Учета» и легко устанавливаемая на рабочий компьютер без каких-либо требований к нему и работникам курсов. Программа состоит из трех учетных блоков – Справочники, Модули и Отчеты.

Справочники – это настройки и организация процессов в программе сообразно тому, как они идут в компании. Блок заполняется при первом запуске программы, содержит исходную информацию о курсах, сотрудниках, источниках финансирования и статьях расходов, учебных кабинетах и установленном в них оборудовании.

Это, скажем, «установочные» данные, на которые система учета будет ссылаться при выборе параметров для расчетов. Здесь же осуществляется настройка калькуляции рабочих операций, составляющих основную деятельность курсов: норма-часы, ставки, использование учебных пособий и пр. На основании калькуляции возможен автоматический расчет оплаты за услуги, если они состоят из нескольких вариантов. В блоке Справочники не работают.

Модули – это операционная работа, текущее состояние рабочих процессов, для описания которых требуются информация от пользователей, загружаемая именно в этот блок. Для работы сотрудники получают индивидуальные логины и пароли к ним, а также электронные журналы и ведомости, тоже для индивидуального пользования. Логины и пароли обозначают границы рабочей области для каждого сотрудника соразмерно его зоне ответственности, т.е. рабочая область является также индивидуальной, доступ к ней имеет только работник и руководство курсов.

Таким способом служебной и коммерческой информации обеспечена конфиденциальность. Отчеты – это аналитика и статистика, выраженные в красивых и наглядных отчетах, в графиках и диаграммах. Отчеты дают неоценимую информационную поддержку руководству для планирования работы и оценки текущей деятельности, выявляя в ней узкие места и положительные качества. В блоке Отчеты не работают.

Программа автоматизации формирует электронное расписание курсов по учебным кабинетам с учетом их параметров и формата запланированных занятий – группового или индивидуального. У каждого занятия по дням отмечены его название, время начала, преподаватель, группа. Расписание является интерактивным, т.е. размещенные в нем сведения отображаются в других учетных формах, поэтому оно являет собой своеобразную базу данных.

Для формирования учебных групп курсам нужны учащиеся, которые составляют основу клиентской базы, оформленную программой в виде CRM-системы, дающей курсам достаточное количество информации по каждому ее участнику и о самих курсах. Например, активная обратная связь, устанавливаемая курсами со своими клиентами благодаря CRM-системе, позволяет определить наиболее эффективные рекламные площадки, на которых курсы организовывали свое продвижение, и выбрать наиболее оптимальные варианты для будущих кампаний, исключив не слишком продуктивные.

Когда клиенты готовы прийти и приступить к занятиям, в работу включается база абонементов – электронных форм, в которых отмечены ФИО учащегося, его наставник-преподаватель, выбранный курс, период, время и стоимость обучения, а также оплаченная учеником сумма. За время работы курсов абонементы растут количественно, формируя учебную базу данных, которую тоже можно анализировать, что программа и делает. Абонементы имеют свои статусы и могут быть по ним легко отсортированы. Статусы абонементов характеризуют их сегодняшнее состояние, являются ли они действующими, или уже закрыты, есть по ним задолженность. В этой базе любой абонемент или ученик могут быть оперативно найдены по одному из указанных выше параметров.

Курсы могут привлекать клиентов бонусами, накапливаемыми с оплаты предыдущих занятий. Программой предусмотрен такой вариант, с одной стороны, удержания учеников, а с другой стороны, повышения их активности.